Содержание:
Выражение «шить дело» появилось в ХХ веке и широко применялось в криминальной среде, сейчас оно звучит реже. А означает – заведение уголовного дела, и связано оно действительно с процессом скрепления и подшивания большого количества бумаг в одну папку.
Тема этой статьи далека от криминала. Хотя в нынешнее время массовой компьютеризации все увеличивается электронный документооборот, бумажные документы по-прежнему не теряют своей важности. Люди, работающие в различных бюджетных организациях, офисах, где немалый оборот различных бумаг, знают не понаслышке, что есть такой порядок в делопроизводстве, как прошивание документов. Как «сшить дело» или как правильно сшивать документы – это будет рассмотрено ниже.
Какие документы нужно сшивать и зачем
В делопроизводстве существуют свои требования к обороту и сохранности бумаг. Если документ состоит из двух и более страниц, то, возможно, придется их сшивать. Эта необходимость вызвана тем, чтобы ни один из листков случайно не потерялся или его нечаянно, а, может быть, умышленно, не подменили.
Не каждый знает, что это за инструмент – станок для прошивки документов
Также прошивать надлежит те дела, которые будут сдаваться в архив.
Обычно скреплять бумаги нужно, когда дело окончено, но некоторые надо скреплять до того, как начали ими пользоваться, например, журналы учета и регистрации.
Строгих установленных правил для этой процедуры нет. Рекомендации по этому вопросу можно найти в Приказе Росархива от 23.12.2009 N 76. И хотя они касаются разработки инструкций по деловодству в федеральных органах исполнительной власти, ими вполне могут воспользоваться и другие организации. Также существуют отраслевые инструкции, которые могут давать свои рекомендации.
Сшивают документы повышенной важности, такие как:
- бухгалтерские;
- банковские;
- кадровые (приказы и штатное расписание);
- входящая и исходящая корреспонденция;
- протоколы;
- направляемые в органы контроля на проверку (налоговая, ПФР);
- научные работы;
- дипломы;
- диссертации;
- документы для передачи в архив;
- копии документов и переводы, заверяемые нотариусом.
Перечень приблизительный, могут подлежать прошивке и другие документы.
С 2013 года нет обязательных требований к необходимости подшивки документов для регистрации ИП и юрлиц.
Сшивка документов: приблизительный порядок
| Сортировка | Ровно разложить бумаги в стопки с количеством листов не больше 250, толщина которых до 4 см. При складывании желательно соблюдать хронологию и нумерацию документов. Вытянуть листы из файлов. Снять булавки и скрепки из бумаг. |
|---|---|
| Нумерация | На лицевой стороне листов дела в правом верхнем углу проставляется черным или простым карандашом номер страницы арабской цифрой, начиная с первого, при этом номер ставится, не задевая текста документа. |
| Составление описи | Для дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) с целью быстрого нахождения документов и их учета необходимо составить опись. |
| Подготовка | 1. Подложить опись в начало дела или же приклеить к обложке. 2. Подготовить все материалы для сшивки: картон, нитки, клей, шило. |
| Обложка | Оформить обложку, приклеив к ней титульный лист с необходимой информацией или заполнив от руки. |
| Пробивание отверстий | Отверстия можно сделать шилом или дыроколом, от левого края нужно отступить 1,5...2 см, расстояния между дырками предусмотреть около 3 см, придерживаться строгой вертикали. |
| Прошивание | 1. Дела длительного хранения следует прошивать вместе с обложкой. 2. Прошивка обычных бумаг начинается с листа, последующего за переплетом. 3. Прошивка делается два раза. |
| Завершительная подпись | На обратной стороне подшивки – обложки, последнего листа или же чистого листа делается наклейка, которая препятствует изыманию листов. Для этого она садится на клей, и на нее проставляется печать организации таким образом, что заходит частично и на наклейку, и на листок бумаги. На наклейке пишется: «Прошито, пронумеровано <количество листов цифрами> (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Затем нужно поставить подпись и расшифровать ее, обычно руководителя или того, кто подготовил подшивку. |
Подшивка документов: способы
Прошить дела можно такими способами:
- нитками;
- степлером;
- специальным оборудованием.
Самым надежным способом считается подшивание нитками.
Как сшить документы степлером
Этот способ довольно часто используется ныне в связи с его простотой.
Складываются по порядку и нумеруются листы, как обычно – в правом верхнем углу, начиная с титулки.
На титульный лист необходимо положить листик, как показано на фото, и скрепить его с помощью степлера в двух местах. Листик берется прямоугольный, любого цвета.
Прикрепление листа к документу при сшивке документов степлером
Отворачивается лист на обратную сторону по линии скоб. Листочек приклеивается сзади подшивки и на нем делается заверительная надпись.
Как сшивать документы нитками
Единых правил, как правильно сшивать документы нитками по ГОСТ, не существует.
Можно воспользоваться дыроколом или канцелярским шилом. Главное, что требуется – все дырки должны быть одинаковыми и иметь аккуратный вид. Если нужно сшить несколько страниц, достаточно будет воспользоваться иглой.
Определенных требований к нитям также нет. Это может быть жгут, толстая нить или обычная нить, сложенная в несколько раз. Главное – аккуратность и прочность.
Прошивка документов (образец) с применением степлера
На поле листа без текста, которое обычно 2,5 или 3 см, примерно по его середине делаются отверстия иголкой или дыроколом в количестве от двух до пяти, расстояния между дырками должны быть равными. Если это целое толстое дело, тогда нужно воспользоваться станком для прошивания, шуруповертом или дрелью.
Затем слева на листе, на расстоянии где-то посередине поля без текста, т. е. рамки делаются отверстия иголкой в количестве трех-пяти штук. Проколы должны быть расположены симметрично на расстоянии 3 см и строго вертикально.
В иглу вставляется нить длиной 40 см. При соблюдении порядка действий ее достаточно будет на 2 прогона. Это хорошо для того, чтобы нити не порвались.
Как именно прошиваются документы, поэтапный порядок (для трех отверстий):
- Начинать нужно с обратной стороны, со среднего отверстия.
- Оставляется конец нити не менее 10 см для последующего связывания.
- Игла продевается и выводится налицо, далее вставляется в верхнее отверстие.
- На обратной стороне нить проводится к нижнему отверстию.
- Прокалывается, нитка выводится налицо.
- Опять возвращается игла в средний проем.
- Все действия повторяются еще раз.
- С обратной стороны связываются нити на два узла.
- Наклеивается листок для заверительной надписи (обычно квадрат со стороной 5 см) с соблюдением правила, что концы нитей должны выступать за границы наклейки.
- Делается надпись и заверяется печатью таким образом, что печать попадает на края наклейки, дату и подпись.
Как сшить дело в четыре отверстия – пошаговая схема
Сегодня можно приобрести уже наклейки-заготовки. В текст нужно будет только вставить количество листов, должность, Ф. И. О. и дату.
Как правильно нумеровать листы
Нумерацию нужно делать простым карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами. Не рекомендуется для этих целей ручки, цветные карандаши или фломастеры.
Нумероваться будут не страницы, как в книге, а листы.
Лист формата А3 нужно подшить за левый край и сложить, и пронумеровать его, как один. Если он подшит за середину, то это будет считаться как 2 листа.
На фотографии, картинки, схемы и карты ставится номер на обратной стороне в верхнем левом углу. Конверты следует нумеровать в первую очередь, при этом содержимое их вынимается и нумеруется отдельно.
Как подшивать документы для налоговой
Налоговые органы могут запросить на проверку финансовую документацию организации.
Если она предоставляется в бумажном виде, то листы следует пронумеровать и прошить.
Копии можно подшить в пачки по 150 страниц и не более.
Наиболее часто документы для налоговой подшиваются на три отверстия.
Сшивать бумаги лучше не очень плотно, чтобы их легко было открыть, видно было даты и визы, предоставлялась возможность сделать с них копии.
Желательно при наклейке надписи использовать папиросную бумагу и канцелярский клей.
Заверение документов для налоговой
Помимо того, что нужно знать, как прошиваются документы для налоговой, важным также является заверение бумаг для этой организации.
Согласно новому ГОСТу, с 01.07.2017 отметка о заверении дополнилась надписью о том, где хранится оригинал документа.
Итак, под подписью на документе пишется:
- слово «Верно»;
- должность работника, который заверяет;
- его подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения копии (выписки из документа).
Пример: Верно Главный бухгалтер Подпись А. И. Иванова Дата.
Использовать факсимиле вместо подписи не разрешается, можно попасть под штрафные санкции.
Под этой надписью: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год» и заверяется печатью организации.
Если у документа много страниц, то можно заверить каждую страницу по отдельности, а можно весь прошитый документ.
Пакет бумаг направляется в инспекцию вместе с сопроводительным письмом.
Подшивка документов в архив
Сдача документов в архив предполагает их полное и частичное оформление. Полное – для дел, которые хранятся постоянно и временно (более 10 лет). Частичное – для дел временного хранения (до 10 лет включительно).
Если речь идет о документах, которые будут передаваться в архив, то обязательно нужно сделать обложку для дела. Обычно ее делают из папки «Дело» или из картона. Дела, которые передаются на хранение в государственный архив, должны обкладываться в бескислотный картон.
Полное оформление дела предполагает, помимо стандартных правил, соблюдение Приказа Росархива, а именно:
- оформление обложки по установленной форме;
- составление листа-заверителя по форме;
- внутренней описи документов по форме.
Все бланки форм можно найти в приказе.
Архив документов
На обложке будет указано: название организации, структурное подразделение, номер дела согласно с номенклатурой дел, название дела, дата его заведения и окончания, количество листов в деле, срок хранения дела.
Для документов с частичным оформлением можно не делать:
- нумерацию листов;
- складывание листов по порядку;
- прошивать нитками, а хранить в папке-скоросшивателе.
Переплет бухгалтерских документов
В соотвествии с Положением по ведению бухучета предприятия обязаны хранить не менее 5 лет все бухгалтерские документы: выписки банка, кассовые документы, авансовые отчёты и т. д.
Переплетная мастерская
Принцип подшивания документов такой же, только обычно делают 5 отверстий, поскольку дела имеют большую толщину. Этот процесс поручают определенному сотруднику. При подшитии составляется опись бумаг, вошедших в дело.
Кассовые документы можно подшить через верхний левый угол.
Многие предприятия для облегчения нелегкого труда подшивания обращаются в специализированные фирмы, занимающиеся переплетом.
Несмотря на то, как много тонкостей в простом, кажется, деле подшития бумаг, грамотный подход к этому вопросу позволит облегчить процесс хранения и работы с завершенными делами.
