Организации России в первом квартале 2017 года начали предоставлять новую форму отчетности 4-ФСС. Заполнение проводится в бухгалтерии, сотрудникам которой важно понимать, как правильно оформлять обновленный вид отчета в Фонд социального страхования.

Что представляет собой 4-ФСС

Новый документ является отчетностью, направляемой в фонды социального страхования. Он включает данные об уплаченных и начисленных взносах:

  • в результате травматизма;
  • материнства;
  • болезни.

Образец заполнения для 4 ФСС используется каждым плательщиком страховых взносов, нанимающим персонал на основании трудового договора. Её требуется сдавать коммерческим и частным структурам, ООО, ЗАО, ИП, АО и иным.
Заполняться должна каждый квартал. Готовится как в бумажном, так и в электронном виде онлайн в «1С:ЗУП 8». Следовательно, в год направляется четыре раза поквартально, готовится по окончанию каждого полугодия, периода в 9 месяцев, года. Данные за первое полугодие могут подаваться в июле. В объемный документ входит титульный лист и 14 обязательных к формированию таблиц.

Внешний вид формы

Учитывая масштабный размер отчетной документации, рекомендуется к использованию специально разработанная Министерством труда и соцразвития подробная инструкция, приведенная в приложении 2 к приказу этого ведомства №94н, принятом в 2014 году.

Тип направления материалов отличается в зависимости от численности штата. Когда число сотрудников не превышает 25 человек, готовить расчет разрешается на бумаге. Если число работников превышает этого количество, требуется использование электронного варианта.

Структура отчетной формы и порядок заполнения бланка

Единая упрощенная налоговая декларация нулевая образец заполнения

Отчетность 4 ФСС содержит таблицы и лист, которые всегда должны быть заполнены. Особенное внимание нужно уделять:

  • титульному листу;
  • таблице 1, которая включает данные о материнстве и временной нетрудоспособности, подтверждающие больничный;
  • в 4 ФСС правила заполнения таблицы 2 учитываются даже тогда, когда в нее вводится нулевой баланс (случаев травматизма на производстве не происходило);
  • таблице 3, в которую вводятся данные о базе, с учетом начисления всех взносов;
  • таблице 7, которая содержит информацию о травматизме на предприятии;
  • таблица 10 содержит подтверждение сбора данных о прохождении сотрудниками медицинского осмотра и порядок проведения проверок условий труда.

Таблицы необходимые для заполнения всеми организациями вне зависимости от типа деятельности и формы собственности. В этот список входят таблицы 1, 2, 5. Таблицы под номером 1.1, 3 и 4 готовятся только работодателями структуры некоторых форм, перечисленных в приказе министерства и других документах.

Пример заполнения

Инструкция требует внесение в титульник регистрационного номера организации. Вводится код подчиненности. Информация содержится в уведомлении, выданном терорганом Фонда социального страхования Российской Федерации. Данные обязательно должны дублироваться на всех листах составляемого отчета. Меняться на них она не должна.

В данных о номере корректировки вносится при подготовке первичного отчета 000. По мере внесения уточнений ставится в порядке очередности 001, 002 и так далее. Уточненный отчет формируется по действующей на момент сдачи форме. Включаются в 4 ФСС все обязательные листы.

В таблице столбцы 14 и 14 (тариф взносов) заполняются принимающей стороной. Каждый показатель вводится в специально отведенную графу. В 4 ФСС порядок заполнения требуется соблюдать в соответствии с инструкцией.

Соблюдается:

  • заполнение граф, по которым данные отсутствуют, в 4 ФСС заполнение проводится с использованием установки простого прочерка;
  • при создании 4 ФСС пример заполнения указывает простановку нумерации страниц в виде «001», «002» и так далее;
  • в верхней части формы при заполнении формы 4 ФСС указывается регистрационный номер страхователя, данные о коде подчиненности в ФСС;
  • учитывается, как правильно заполнить отчет 4 ФСС в отношении подписания, документ заверяется собственноручно.

Использование онлайн заполнения упрощает соблюдение правил. Электронный отчет контролирует порядок внесения данных в каждую графу. Система рекомендует 4 ФСС как заполнять в каждой графе.

Важно! Составление на бумаге дает возможность вносить информацию от руки или с помощью компьютерных программ. Внесение корректировок и изменений в готовый документ не допускается.

Фондом социального страхования разработана подробная инструкция, дополненная образцом заполнения. Программа для заполнения размещена на официальной странице Фонда в сети Интернет. Переход на нее выполняется по ссылке бесплатно.
Использование готового шаблона с подробными пояснениями избавят от формальных ошибок и возможности внесения данных, имеющих несоответствия.

В 2018 году в достаточно новый отчетный документ были внесены дополнительные изменения к правилам проведения заполнения. В настоящий момент требуется:

  • заполнять на каждой странице 10 ячеек кода плательщика и вносить данные о коде, присвоенном ФСС;
  • теперь каждая страница должна обязательно заверяться личной подписью;
  • в каждую строку может вводиться только один показатель;
  • с этого года предусмотрены послабления в части внесения изменений в уже готовом документе — их можно менять, подтверждая достоверность подписью и печатью;
  • скорректирована форма отчета в части порядка расположения части ячеек за счет введения новой таблицы взносов иностранцев (в 2017 году её не было);
  • в ячейке о численности работников вводится среднесписочная численность, исключив данные о сотрудниках, которые находятся в неоплаченном отпуске и женщин, находящихся в декрете;
  • особенности деятельности ИП учитываются в таблице, в которой предусматриваются взносы с пониженными тарифами;
  • из второй таблицы исключены данные об иностранцах, граждан Беларуси, Казахстана, Киргизии и Армении;
  • в таблице №5 в ячейках 4, 7 и 10 требуется введение не сумм оплаты, а количества дней, оплаченных из фонда.

Все изменения учтены в примерах, данных на странице размещения рекомендаций по заполнению документации.

Информация, которую требуется вносить в разделы отчетной формы

Уточняя, как заполнить 4 ФСС, сотруднику следует руководствоваться инструкцией в приложении к приказу. Начинать подготовку можно в месяц сдачи данных для нового экземпляра отчетности. Подача выполняется в готовом виде без изменений. В случае смены в период подготовки владельца организации и изменении имени работодателя, право подписания получает правопреемник. Работник при внесении изменений подтверждает достоверность подписью с установкой печати.
В качестве руководства в работе может применяться готовый вариант уже заполненного документа, в который работник внесет данные конкретной структуры за четвертый или любой другой квартал, полугодие или год.

Онлайн шаблон для заполнения

Лист 3 декларации 3-НДФЛ: образец заполнения, имущественный вычет

Например, можно использовать заполненный с включением условных данных пример подготовки за первый квартал 2018 года.
Первым шагом заполнения становится указание данных о конкретной организации:

  • вводимое в соответствии с учредительной документацией, Уставом, наименование;
  • данные о КПП и ИНН;
  • информация об официальном месте нахождения;
  • код, информирующий о виде деятельности;
  • регистрационный номер, внесенный в базу ФСС;
  • данные о коде подчиненности.

Важно! Обязательно указывается, за какой временной промежуток готовится вводимая информация, кто станет их получателем. Титульник проверяется с дальнейшим заверением лично работодателем, в качестве которого выступает глава. Предусмотрена установка подписи доверенного лица. В этом случае обязательно указывается номер полученной нотариальной доверенности.

В таблице 1 указывается база, с которой производится начисление страховых взносов. Бухгалтер должен контролировать, что не подлежит и подлежит обложению. Данные сразу вносятся с учетом всех тарифов и ставок, переданных ФСС.

Форма 4 ФСС на сайте Фонда

В таблице 2 производится расчет и перечисление всех вводимых взносов: прописывается размер начисленных за текущий квартал обязательств, учитывается существующая задолженность. Обязательной для заполнения становится таблица №5. В табличной форме здесь указываются результаты проведения специальной оценки условий труда сотрудников. Завершает отчет 4 ФСС подпись руководителя организации. Если на документе предусмотрено место для печати, то ставится штамп организации. Требуется введение актуальных и достоверных данных.

Заполнение 4 ФСС необходимо выполнять каждой организации при формировании пакета отчетной документации. Использование ресурсов онлайн и инструкций, разработанных в Министерстве труда и ФСС, упрощает процедуру, делает её понятной и простой каждому бухгалтеру.