Любая компания в России должна вести журнал учета трудовых книжек. Основная задача – это соблюдение действующих законодательных норм и внесение информации в имеющиеся документы.

Что представляет собой журнал трудовых книжек

Учет сотрудников компаний ведется с момента оформления договоров с персоналом. При первом трудоустройстве работник может получить трудовую книжку, остальные должны приносить ее с прежнего рабочего места. На законодательном уровне определено, что книги можно сдавать в архив только после того, как все графы заполнены. Для внесения сведений о новых сотрудниках, которые могут трудоустраиваться в компанию, открывают дополнительный документ.

Важно! Журнал включает основные сведения о сотрудниках, датах трудоустройства и возможного увольнения, занимаемых должностях. Если компания взаимодействует с наемным персоналом, ведение такой документации является обязанностью всех юридических лиц в России.

Нормативные акты

Подсудность трудовых споров

Законодательство определяет, что работодатели должны решать вопросы, связанные с трудовыми книжками своих работников, в том числе принимать их на хранение и оформлять на выдачу при необходимости. При этом порядок действий, принципы решения вопросов регламентированы нормативными актами. Самыми важными являются 2 документа:

  1. Постановление РФ №225 от 16.04.2003. Работодатель должен правильно вести, хранить и заполнять документы. Данный документ считается основным.
  2. Постановление Министерства труда №69 от 10.10.2003. Документ определяет используемые формы заполняемых документов, определяющих трудовые отношения между работниками и администрацией компании.

Ведение трудовых книжек на предприятии

Важно! Все законодательные нормы должны соблюдаться.

Законодательные требования к учету

Документы заполняют с учетом установленных стандартов.

Правила ведения и заполнения

Ведение и заполнение журнала осуществляется с учетом законодательных норм.

Правильно оформленная книга учета должна соответствовать следующим требованиям:

  • используется твердый переплет;
  • документ требуется обработать специальной шнуровкой;
  • на всех страницах обязательно проставляются номера для правильной ориентации;
  • концы шнура пломбируются.

Руководитель предприятия заверяет книгу личной подписью и уточняет количество пронумерованных и прошнурованных листов. Печати на страницах не ставят. Однако данные о сотрудниках подтверждаются подписью уполномоченного лица, который проводил регистрацию наемного персонала.

Исправление ошибок

Снятие с регистрационного учета по месту жительства

Трудовое законодательство не предусматривает определенные правила исправления ошибок в документации. По этой причине исправления обычно вносятся путем зачеркивания ошибочных сведений одной тонкой чертой. После этого вносится верная информация с пометкой о том, что исправленному следует верить. Запись подписывается сотрудником отдела кадров, который исправлял внесенные данные.

Ведение журнала трудовых книжек

Распространенный способ устранения ошибок обладает серьезным недостатком. Дело в том, что требуется свободное место для пояснительной отметки и указания верной информации. Свободное место в подобной документации может отсутствовать.

Совет! Профессионалы рекомендуют делать какие-либо исправления с учетом содержательной части трудовой книжки. В любом случае при ошибочной записи делают отметки о том, что изначально указанные данные неверны, после чего вносят верные сведения. Основной задачей становится правильное и аккуратное оформление документов.

Что включает в себя учет трудовых книжек в организации

Организация может регистрировать и вести в определенный период времени только одну книгу учета. Следующая будет открыта лишь после заполнения всех страниц и граф предыдущей. Только крупные предприятия могут вести разные книги, так как они открываются для отдельных отделений, филиалов и это позволяет правильно и полноценно вести отчетную документацию.

Снятие с воинского учета по возрасту

Российские предприятия не могут вести журналы в электронном формате. Однако законодательство не содержит прямых запретов на ведение электронной документации, но требует подписи ответственного лица и работодателя в письменном виде. В результате электронная документация не может быть реализована. Форма журнала закреплена законодательно, но при этом может быть куплена у специализированных типографий. Однако оформление документа должно соответствовать действующему законодательству. Планируя завести журнал, нужно обращать внимание на основные требования к используемому документу.

Факт! Работодатель должен вести документ до полного исчерпания граф и свободных страниц. После официального закрытия документа и его перемещения в архив срок хранения составит 75 лет.

Образец книги учета трудовых книжек

Образец книги позволяет понять, как должна заполняться установленная форма в каждом случае. Такой пример важен для тех, кто соблюдает законодательные нормы и ведет законную деятельность в России.

  1. Графа 1 фиксирует номер записи.
  2. В графах 2-4 указываются точные данные о внесении отметок с указанием даты, когда работник приступил к официальной трудовой деятельности.
  3. В строке 5 указывают полное ФИО сотрудника.
  4. В графе 6 указывают серию и номер трудовых книжек, дубликатов или вкладышей.
  5. В пункте 7 пишут точное наименование должности сотрудника, которая должна соответствовать другим используемым документам.
  6. В следующем пункте указывают подразделение или филиал, в котором будет работать сотрудник. Однако, если компания не обладает филиальной сетью, ставится прочерк.
  7. Графа 9 – это место для указания отсылки на номер приказа, определяющего особенности отношений между работником и его работодателем.
  8. В строке 10 обязательно расписывается уполномоченное лицо, которое решает существующие вопросы.
  9. Графу 11 используют для подтверждения оплаты сотрудником предоставления трудовой книжки или вкладыша. Если оплата не осуществлялась, ставится прочерк.
  10. Строки 12 и 13 служат для записей об увольнении сотрудника и предоставлении ему нужных документов. Здесь также указывают дату прекращения рабочих отношений. Если трудовая книжка была отправлена по почте, обязательно вносятся соответствующие данные. Работодатель должен подтвердить юридическую силу информации своей подписью.

Обратите внимание! Такой образец для журнала движения трудовых книжек определен на законодательном уровне, поэтому он обязательно соблюдается с момента открытия соответствующего документа.

Ответственное лицо

Любые данные о персонале компании могут регистрироваться в специальном журнале только ответственным лицом. Это обусловлено тем, что заполнение документации является юридической процедурой и должно осуществляться в рамках закона.

Ответственность за нарушения в учете трудовых книжек

Ведение учета обязательно. В противном случае минимальный штраф составит 500 рублей. Если обвиняется организация, нужно будет выплатить до 30 тысяч рублей.

Журнал трудовых книжек обязательно ведут в соответствии с действующим законодательством РФ.