На основании ст. 66 ТК РФ (далее — Кодекс), трудовая книжка (далее — ТК) — это главный документ, который удостоверяет факт осуществления работником трудовой деятельности в настоящее время и в прошлом, а также подтверждает совокупный трудовой стаж и стаж по каждому месту работы.

Вести ТК обязаны все работодатели, у которых труженик проработал свыше 5 суток (кроме налоговых агентов, являющихся физическими лицами).

Общая информация о ТК

Порядок ведения, учета и хранения ТК представлен в Правилах ведения…, утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых…» (далее — Правила). Там же представлен и образец ТК, следовать которому обязаны все работодатели.

Форма ТК

Важно! Заполнение ТК работодателями должно осуществляться с учетом требований, указанных в Постановлении Минтруда РФ № 69 от 10 октября 2003 года «Об утверждении…».

Основная информация (кратко):

  • заверенная копия ТК выдается после подачи соответствующего ходатайства для предъявления по месту требования (п. 7 Правил), выдать ее работодатель должен в течение 3 суток;
  • возврат ТК осуществляется работником обратно работодателю не позднее 3 суток после получения ТК в органе, осуществляющим соцобеспечение (аб. 3 ст. 62 Кодекса);
  • первичное оформление ТК осуществляется в присутствии труженика после приема на место работы (п. 8 Правил), оформить налоговому агенту нужно в течение 1 недели;
  • все записи в ТК осуществляются в точном соответствии с формулировками Кодекса.

Форма заявления на выдачу копии ТК

Порядок выдачи ТК при увольнении

По общему правилу, ТК должна выдаваться в последний день осуществления труда (аб. 4 стат. 84.1. Кодекса). В этот же день налоговому агенту нужно выдавать окончательный расчет согласно стат. 140 Кодекса. Запись в ТК об увольнении также производится именно в этот день (п. 10 Правил).

Документы при увольнении

Обратите внимание!Сотрудник должен получить ТК только после ее надлежащего заверения. А именно — работодатель является обязанным по простановке печати организации, а кадровик — своей подписи (п. 35 Правил). Расписаться должен и сам работник.

Порядок выдачи копии ТК и сопутствующих документов

При увольнении по сокращению, соглашению сторон, при отказе от перевода на другую работу в соответствии с медзаключением, а также по иным основаниям, правильными действиями налогового агента будут:

  • организация выплаты всех причитающихся работнику сумм в должном порядке в последний день работы (компенсация за неиспользованный отпуск, премии и др.);
  • выдача должным образом заверенных копий документации, связанной с трудовой деятельностью.

Отдать документы, связанные с работой, работодатель должен после письменного ходатайства сотрудника, кроме:

  • 2-НДФЛ;
  • справки о сумме зарплаты за последние 2 года;
  • выписки из СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М.

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении

Письмо судебным приставам об увольнении должника — образец

Обратите внимание! Отдавать вышеуказанную документацию работодатель обязан без заявления работника.

В последующем (уже после увольнения), предоставление копий документов осуществляется в соответствии с порядком, представленным в ст. 62 Кодекса.

Сроки выдачи ТК в отдельных случаях

Правильное действие работодателя — выдать ТК в последний день работы. Но на практике возможными случаями могут быть:

  • отсутствие труженика на рабочем месте;
  • отказ стороны трудового контракта получить ТК.

В таком случае, уволить труженика в надлежащем порядке можно будет после направления ему уведомления, содержащего требование:

  • о необходимости явиться за ТК;
  • или дать согласие на пересылку ТК по почте.

Уведомление о необходимости явки за ТК

После того, как труженик все-таки придет за получением ТК, ее выдача произойдет не сразу, а лишь в течение 3 суток после подачи соответствующего ходатайства.

Выплаты при увольнении по собственному желанию

В каких случаях налоговый агент несет санкции за непредоставление ТК

Дополнительная информация!В России налоговый агент может увольнять работника даже в день его отсутствия. Но в этом случае нужно послать уведомление (см. выше).

Проблема в том, что при неоформлении уведомления работодатель будет нести ответственность за невыдачу.

Однако, согласно трудовому законодательству Российской Федерации, есть случаи, когда налоговый агент освобождается от ответственности:

  • если увольнять работника планируется за прогул (пп. «а» пункта 6 ч. 1 ст. 81 Кодекса);
  • если несвоевременная выдача была вызвана осуждением работника согласно вступившему в силу вердикту суда (п. 4 ч. 1 стат. 83 Кодекса);
  • если увольняться собирается женщина, действие срочного трудового контракта с которой было продлено в соответствии с аб. 2 стат. 261 Кодекса.

Меры ответственности для работодателя

Если выдача трудовой книжки будет произведена при увольнении с нарушением сроков, предусмотренных трудовым законодательством, работодатель будет привлечен по ч. 1 ст. 5.27. КоАП.

Дополнительная информация! Максимальный штраф по данной статье для юридических лиц — 50000* рублей. За повторное нарушение, совершенное в течение срока, указанного в ст. 4.6. КоАП, максимальный штраф составит 70000* рублей.

Действия труженика при задержке в выдаче ТК

Если выдача трудовой книжки при увольнении ТК РФ и согласно иным правовым актам, содержащим нормы трудового права, так и не была произведена в установленные сроки, работник имеет право на защиту собственных прав одним из следующих способов (ст. 352 Кодекса):

  • обратиться за разрешением спора в профсоюз;
  • оформить жалобу в государственную инспекцию по трудовым спорам;
  • а при наличии соответствующего желания — еще и обратиться в судебный орган.

Образец жалобы в трудовую инспекцию

Вопросы и ответы

Далее рассмотрим комментарии по наиболее часто возникающим вопросам:

В.: В течение какого времени нужно выдать ТК, если уволиться работник собирается в день, являющийся выходным для бухгалтерии, отдела кадров и др.?

О.: Борис Чижов, зам. начальника отдела делопроизводства Управления делами Роструда, поясняет — выплатить расчет и выдать ТК нужно именно в последний день работы сотрудника. О том, как данное требование законодательства будет исполнено в выходной день бухгалтерией и кадровиками, должно позаботиться руководство.

Важно!В.: Что делать, если работник так и не придет за ТК?

О.: По истечении 2 лет хранения ТК непосредственно в отделе кадров, она передается в архив работодателя. Там ТК хранится еще 50 лет, после чего уничтожается в установленном порядке.

В.: А какие необходимые сроки установлены при выдаче ТК в случае увольнения на основании ст. 127 Кодекса?

О.: В Определении Конституционного Суда России № 131-О-О от 25 января 2007 года четко указано — подписывать и заверять печатями ТК и выдавать ее нужно в день, предшествующий дню ухода в отпуск (а не в последний день отпуска).

В.: А когда выдавать ТК, если сотрудник увольняется в связи с выходом на пенсию?

О.: В силу аб. 3 ст. 80 Кодекса, налоговый агент обязан расторгнуть трудовые отношения в срок, который будущий пенсионер сам укажет в заявлении. Соответственно, в эту указанную в заявлении дату и нужно выдать ТК.

В.: Есть ли у работника дополнительные гарантии, связанные с задержкой выдачи ТК или ее выдачи с неправильно внесенной записью?

О.: В соответствии с аб. 4 п. 35 Правил, задержка по вине работодателя обуславливает наложение на его обязанности компенсировать весь ущерб, полученный работником в связи с этим. При этом дата увольнения сдвигается на день, когда ТК все-таки была выдана. Для этого оформляется соответствующий приказ руководителя, а предыдущая запись об увольнении признается недействительной.

Итак, ТК должна быть выдана в последние сутки работы сотрудника. Если он отказывается ее забирать или попросту отсутствует на работе, работодатель должен отослать ему на почтовый адрес уведомление — в таком случае, наказание за задержку в выдаче не наступит.